Arbeitszeugnis: Formulierungen machen den Unterschied

Das Arbeitszeugnis ist unverzichtbar im Bewerbungsprozess um eine neue Anstellung. Damit Arbeitgeber möglicherweise unliebsamen Mitarbeitern die Karrierechancen nicht verbauen, schreibt das Gesetz vor, welche Voraussetzungen ein Arbeitszeugnis erfüllen muss und welche Dinge in der Beurteilung nicht erwähnt werden dürfen.

1. Wer hat Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?
2. Einfaches oder qualifiziertes Arbeitszeugnis?
3. Diese verschiedenen Arbeitszeugnisse gibt es
4. Zwischenzeugnis als vorläufiges Zeugnis
5. Fristen für den Zeugnisanspruch
6. Wie ist ein Arbeitszeugnis aufgebaut?
7. Zeugnissprache: Geheimcode in Arbeitszeugnis-Formulierungen
8. Was gehört nicht ins Arbeitszeugnis?
9. Klage auf Zeugnisberichtigung bei schlechtem Arbeitszeugnis

Wer hat Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?

Jeder Arbeitnehmer – ob Vollzeit- oder Teilzeitkraft, Praktikant, Auszubildender, Nebenjobber oder Aushilfskraft – hat ein Recht auf ein Arbeitszeugnis, wenn sein Arbeitsverhältnis endet. Dabei spielt keine Rolle, ob das Zeugnis nach einer Kündigung oder bei Ablauf eines befristeten Vertrages ausgestellt wird. Der Arbeitgeber hat die Pflicht, dem Arbeitnehmer ein Arbeitszeugnis auszustellen, insofern der Arbeitnehmer darum bittet.

Ein Arbeitszeugnis muss stets schriftlich ausgestellt werden. Das bedeutet, es muss ausgedruckt (meist auf Firmenpapier) vorliegen. Zudem gehört unter das Arbeitszeugnis eine Unterschrift; ein Vorgesetzter des Mitarbeiters muss das Dokument eigenhändig unterschreiben. Ein Arbeitszeugnis per Fax, E-Mail oder gar mündlich hat keinen Bestand.

Einfaches oder qualifiziertes Arbeitszeugnis?

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen einfachen und qualifizierten Arbeitszeugnissen. Das einfache Zeugnis enthält ausschließlich Informationen über die Art und Dauer des Beschäftigungsverhältnisses. Weiterhin muss das einfache Arbeitszeugnis eine Tätigkeitsbeschreibung des Mitarbeiters umfassen. Verlangt der Arbeitnehmer jedoch ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, muss der Arbeitgeber dieses ausstellen. In einem qualifizierten Zeugnis werden zusätzlich die Arbeitsleistung und das Sozialverhalten des Mitarbeiters bewertet.

Für Bewerbungszwecke eignet sich nur ein qualifiziertes und berufsförderndes Arbeitszeugnis, denn darin erfährt ein potenzieller neuer Arbeitgeber etwas über die Qualifikationen und die früheren Leistungen des Bewerbers. Ein einfaches Zeugnis in den Bewerbungsunterlagen kommt fast einer Bewerbung ohne Arbeitszeugnis gleich und erweckt bei Personalern schnell den Eindruck, man wolle schlechte Leistungen vertuschen. Ein einfaches Arbeitszeugnis eignet sich in erster Linie als Nachweis darüber, dass man in einem bestimmten Zeitraum nicht untätig war.

Der Zeugnisanspruch bezieht sich übrigens auf ein qualifiziertes berufsförderndes Arbeitszeugnis. Wer als Arbeitnehmer nur ein einfaches Zeugnis vom Arbeitgeber erhält – was grundsätzlich in Ordnung ist –, kann und sollte aber stattdessen ein qualifiziertes Zeugnis verlangen. Denn: Nur ein qualifiziertes Zeugnis ist für Bewerbungsunterlagen wirklich etwas wert.

Diese verschiedenen Arbeitszeugnisse gibt es

Je nach Beschäftigungsart gibt es unterschiedliche Zeugnisse, die ihrerseits wieder als einfaches oder berufsförderndes Zeugnis ausgestellt werden können. Diese speziellen Arbeitszeugnisse existieren neben der herkömmlichen Arbeitsbeurteilung für Arbeitnehmer:

• Praktikumszeugnis: Bei einem Pflichtpraktikum oder einem Schülerpraktikum wird in der Regel ein einfaches Zeugnis ausgestellt. Nach einem freiwilligen Praktikum erhalten Praktikanten ein qualifiziertes Zeugnis.
• Ausbildungszeugnis: Jeder Azubi hat bei Beendigung der Ausbildung ein Recht auf ein Zeugnis. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Ausbildung abgeschlossen, abgebrochen oder der Ausbildungsbetrieb gewechselt wurde.
• Dienstzeugnis: Beamte und Soldaten erhalten nach Beendigung ihres Dienstverhältnisses ein Dienstzeugnis. Auch hier gibt es einfache und qualifizierte Dienstzeugnisse.
• Managerzeugnis: Das Zeugnis für die Führungskraft unterscheidet sich von einem qualifizierten Arbeitszeugnis dadurch, dass zusätzlich die Führungsleistung des Mitarbeiters bewertet wird.

Zwischenzeugnis als vorläufiges Zeugnis

Zusätzlich zu den bereits genannten Zeugnissen gibt es noch das Zwischenzeugnis. Dabei handelt es sich um kein Abschluss-Zeugnis, sondern um ein vorläufiges Arbeitszeugnis. Ein Anrecht auf ein Zwischenzeugnis besteht für den Arbeitnehmer nicht, doch besteht ein berechtigtes Interesse an einem Zwischenarbeitszeugnis, muss der Arbeitgeber eines ausstellen. Für Beschäftigte lohnt es sich, sich ein Zwischenzeugnis ausstellen zu lassen, wenn es beispielsweise zu einem Vorgesetztenwechsel kommt, sie die Elternzeit antreten, ihr befristeter Arbeitsvertrag ausläuft, bei beruflicher Umorientierung oder bei einer Betriebsübernahme.

Übrigens ist ein Arbeitszeugnis bei erfolgreicher Beendigung der Probezeit nicht üblich. Insofern das Arbeitsverhältnis mit Ablauf der Probezeit weiter bestehen soll, kann der Arbeitnehmer höchstens um ein vorläufiges Zeugnis nach der Probezeit beziehungsweise ein Zwischenzeugnis bitten. Ob der Arbeitgeber dieses dann auch tatsächlich ausstellt, sei dahingestellt. Endet ein Arbeitsverhältnis noch während der Probezeit, hat der Arbeitnehmer dann ein Recht auf ein qualifiziertes Zeugnis, wenn der Arbeitgeber in der Lage ist, die Leistung und das Verhalten des Arbeitnehmers subjektiv bewerten zu können.

Fristen für den Zeugnisanspruch

Arbeitnehmer sollten nicht zu lange damit warten, ihr qualifiziertes Beurteilungsschreiben beim Arbeitgeber einzufordern. Der Zeugnisanspruch entsteht am Tag des Zugangs der Kündigung und in vielen Arbeitsverträgen und Tarifverträgen gibt es Ausschlussfristen, innerhalb derer man seinen Anspruch auf ein qualifiziertes Zeugnis gegenüber dem Arbeitgeber geltend machen muss. Versäumt man diese Zeugnisanspruchs-Frist – zum Beispiel laut dem Arbeitsvertrag eine dreimonatige Frist nach Beschäftigungsende –, kann man seinen Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis nicht mehr gerichtlich durchsetzen. Dann kann der Arbeitnehmer allenfalls ein einfaches Arbeitszeugnis einfordern.

Wie ist ein Arbeitszeugnis aufgebaut?

Der Aufbau und die Inhalte beim Arbeitszeugnis gleichen sich im Großen und Ganzen – egal, ob das Zeugnis für einen Manager, einen Angestellten oder einen Praktikanten ausgestellt wird. Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ist in der Regel folgendermaßen aufgebaut:

1. Firmenname und Anschrift des Arbeitgebers
2. Überschrift (meistens „Arbeitszeugnis“)
3. Name und Geburtsdatum des Mitarbeiters
4. Art und Dauer der Beschäftigung
5. Liste oder Beschreibung der Aufgaben und Tätigkeiten des Mitarbeiters
6. Beurteilung über die Arbeitsleistung und das Sozialverhalten sowie gegebenenfalls die Führungsqualitäten
7. Schlussformulierung
8. eigenhändige Unterschrift des Vorgesetzten und eventuell Firmenstempel

Ein einfaches Zeugnis folgt demselben Aufbau, lediglich die Beurteilung des Mitarbeiters und die Schlussformulierung entfallen. Hinsichtlich Aufbau und Inhalt gelten beim Zwischenzeugnis die gleichen Anforderungen wie für das eigentliche Arbeitszeugnis.

Zeugnissprache: Geheimcode in Arbeitszeugnis-Formulierungen

Arbeitgeber dürfen das Zeugnis nicht explizit negativ formulieren, um Mitarbeitern das berufliche Fortkommen mit einem schlechten Arbeitszeugnis nicht unnötig zu erschweren. Deshalb finden sich in Arbeitszeugnissen nur positiv klingende Beurteilungen, die aber unter Umständen Minderleistung oder Fehlverhalten beschreiben. Diese Arbeitszeugnis-Formulierungen sind so verklausuliert, dass man daraus Noten für den Arbeitnehmer ablesen kann. So kann ein Laie seine Beurteilung als wohlwollendes Arbeitszeugnis lesen, doch genau das Gegenteil ist der Fall.

Auch der Kündigungsgrund, der generell in einem Zeugnis der Vollständigkeit halber genannt werden sollte, muss positiv formuliert werden und wahr sein. Um den Grund für Kündigung zu nennen, haben sich spezielle Floskeln für das Zeugnis etabliert.

Hinter den einzelnen Zeugnisformulierungen verbergen sich gewissermaßen Noten. Einzelne Adverbien und Adjektive sorgen dabei für ein abgestuftes Lob, das unterschiedlichen Benotungen entspricht. So wäre „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ sehr gut (Note 1) und „zu unserer Zufriedenheit“ nur noch ausreichend (Note 4). Zeugnisschreiber bedienen sich außerdem verschiedener Techniken, die dem geübten Auge zwischen den Zeilen etwas über den Arbeitnehmer mitteilen. Fehlen etwa Informationen zum Verhalten des Mitarbeiters, lesen Personaler daraus, dass es zu diesem Punkt nichts Positives zu sagen gibt.

Besonders der Schlussformulierung kommt im Arbeitszeugnis eine wichtige Bedeutung zu. Der Grund: Sie ist absolut freiwillig; niemand kann den Arbeitgeber dazu zwingen, seinen Dank, sein Bedauern oder Zukunftswünsche im Schlusssatz auszusprechen. Fehlt eine Schlussformel oder ist sie unvollständig, bedeutet das jedoch nichts Gutes für den Arbeitnehmer.

Viele Arbeitnehmer müssen ihr Arbeitszeugnis selbst schreiben, weil der Arbeitgeber sie darum bittet. Dies sollten Mitarbeiter als Chance verstehen, um sich und ihre Fähigkeiten ins rechte Licht zu rücken. Um sich selbst ein Zeugnis ausstellen zu können, sollte man sich auf jeden Fall zunächst mit der Zeugnissprache auseinandersetzen, um Fettnäpfchen zu vermeiden.

Was gehört nicht ins Arbeitszeugnis?

Bestimmte Dinge darf der Arbeitgeber nicht (auch nicht versteckt) im Arbeitszeugnis erwähnen. Dazu gehören unter anderem:

• vorherige Abmahnungen
• Betriebsratszugehörigkeit, Parteimitgliedschaften, ehrenamtliche Tätigkeiten
• Nebentätigen
• Angaben zum Gesundheitszustand oder Anzahl der Krankentage
• Teilnahme an Streiks
• außerdienstliches Verhalten
• Mutterschaftsurlaub und Elternzeit
• sexuelle Neigung

Auch wenn diese Aspekte in einem Zeugnis nichts zu suchen haben, so gibt es Ausnahmen. Die Dauer der Elternzeit etwa darf der Arbeitgeber im Arbeitszeugnis nennen, wenn sie prägend für das Arbeitsverhältnis war. Das heißt, wenn der Mitarbeiter effektiv ein Jahr im Betrieb gearbeitet hat und anschließend zwei Jahre in Elternzeit war, darf dies im Zeugnis erwähnt werden. Ähnliches gilt für die krankheitsbedingten Fehltage eines Arbeitnehmers.

Klage auf Zeugnisberichtigung bei schlechtem Arbeitszeugnis

Liegt das Arbeitszeugnis vor, entspricht es leider oft nicht den Erwartungen, den formellen und inhaltlichen Anforderungen oder schlichtweg nicht den Tatsachen. Das muss der Arbeitnehmer nicht auf sich sitzen lassen und er kann das Zeugnis anfechten.

Entspricht das Zeugnis in seiner Beurteilung der Arbeitsleistung, in der Beschreibung der Arbeitstätigkeit oder der Arbeitsdauer nicht der Wahrheit, kann man den Arbeitgeber bitten, das Arbeitszeugnis zu ändern. Auch wenn das Zeugnis nicht korrekt unterzeichnet oder datiert ist, kann man eine Korrektur verlangen. Weigert sich der Arbeitgeber, das Zeugnis zu berichtigen, kann man diesen Wunsch vor dem Arbeitsgericht als Anspruch auf Zeugnisberichtigung – auch Berichtigungsanspruch genannt – geltend machen und eine Zeugnisberichtigungsklage einreichen.