Verjährt eine Abmahnung vom Arbeitgeber?

Eine Abmahnung im Arbeitsrecht hat die Funktion, einen Arbeitnehmer zu sanktionieren und zu verwarnen. Doch können Abmahnungen auch verjähren? Wann werden sie aus der Personalakte des Arbeitnehmers wieder entfernt? Wir haben für Sie alles Wissenswerte zum Thema Abmahnung und Verjährung zusammengefasst.

1. Arbeitsrecht: Verjährungsfrist einer Abmahnung
   • Wie lange nach einem Fehlverhalten darf eine Abmahnung ausgesprochen werden?
   • Wie lange bleibt eine Abmahnung in der Personalakte?
2. Wird eine Abmahnung nach Ende des Arbeitsverhältnisses aus der Personalakte entfernt?
3. Abmahnung in der Ausbildung – Verjährung möglich?

Arbeitsrecht: Verjährungsfrist und Verjährung einer Abmahnung

Die Verjährung einer Abmahnung kann zum einen das Zeitlimit betreffen, das ein Arbeitgeber hat, um eine Abmahnung auszusprechen. Zum anderen kann die Verjährungsfrist gemeint sein, die bestimmt, wie lange eine Abmahnung ihre Gültigkeit behält.

Wie lange nach einem Fehlverhalten darf eine Abmahnung ausgesprochen werden?

Bei einer fristlosen Kündigung ist es beispielsweise so, dass ein Arbeitgeber zwei Wochen Zeit hat, nachdem er vom Kündigungsgrund erfahren hat, seinem Arbeitnehmer zu kündigen. Verstreicht mehr Zeit, hat der Arbeitgeber das Recht auf eine außerordentliche Entlassung verwirkt. Was Fristen von Abmahnungen im Arbeitsrecht angeht, gibt es keine gesetzliche Regelung. Grundsätzlich aber sind Arbeitgeber dazu angehalten, eine Abmahnung zu erteilen, sobald sie vom Fehlverhalten eines Mitarbeiters erfahren.

Sogenannte rückwirkende Abmahnungen sind in der Praxis zwar möglich, aber eher selten. Abmahnungen sollten zeitnah ausgesprochen werden. Der Grund: Arbeitgeber sollen Arbeitnehmer nicht im Ungewissen über mögliche Konsequenzen ihres Fehlverhaltens lassen. Ihnen soll schnell die Chance eingeräumt werden, sich zu verbessern. Wie lange ein Arbeitgeber Zeit hat, um einen Arbeitnehmer abzumahnen, ist gesetzlich nicht festgelegt.

Wie lange bleibt eine Abmahnung in der Personalakte?

Hier muss zunächst unterschieden werden, ob die Abmahnung zu Recht oder zu Unrecht ausgesprochen worden ist. Bei einer unberechtigten Abmahnung haben Arbeitnehmer grundsätzlich das Recht, diese aus der Personalakte entfernen oder wenigstens berichtigen zu lassen. Nicht so bei einer zu Recht ausgesprochenen Abmahnung.

Eine rechtmäßig ausgesprochene Abmahnung auf der Arbeit unterliegt keiner Verjährung. Es gibt keine verbindliche Rechtsnorm darüber, wie lange eine Abmahnung in einer Personalakte gespeichert werden darf. Abmahnungen haben kein Ablauf- oder Verfallsdatum, das festlegt, wann der Arbeitgeber eine Abmahnung aus der Personalakte eines Arbeitnehmers entfernen müsste. Lange Zeit war es in der Praxis üblich, dass Arbeitnehmer vom Arbeitgeber verlangen konnten, eine Abmahnung nach zwei bis drei Jahren, in denen sie sich nichts weiter zu Schulden haben kommen lassen, aus der Personalakte zu entfernen.

Ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts urteilte allerdings 2012, dass ein Arbeitgeber eine Abmahnung nur dann aus der Personalakte entfernen muss, wenn er keinerlei berechtigtes Interesse an einer weiteren Aufbewahrung dieser hat. Jedoch gilt auch, dass ein Arbeitgeber sich im Falle einer verhaltensbedingten Kündigung nicht auf eine zwei bis drei Jahre alte Abmahnung stützen darf. Die Abmahnung hat nach so langer Zeit keine Warnfunktion für den Arbeitnehmer mehr und ihre Wirkung verloren.

Nur wenn eine Abmahnung rechtswidrig ist, hat der Arbeitnehmer einen Anspruch darauf, die Abmahnung aus der Personalakte entfernen zu lassen. Seinen Anspruch auf Rücknahme der Abmahnung und Entfernung dieser aus der Personalakte kann er gemäß Bürgerlichem Gesetzbuch gerichtlich durchsetzen (§§ 242, § 1004 Abs. 1 BGB).

Wird eine Abmahnung nach Ende des Arbeitsverhältnisses aus der Personalakte entfernt?

Ein Arbeitnehmer hat grundsätzlich nur dann einen Anspruch auf Entfernung seiner Abmahnung aus der Personalakte, wenn das Arbeitsverhältnis noch besteht. Endet das Arbeitsverhältnis, hat der Arbeitnehmer lediglich einen Anspruch auf Einsicht in seine ehemalige Personalakte. Selbst eine unberechtigte Abmahnung kann er dann aber nicht mehr beseitigen lassen.

Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn es objektive Anhaltspunkte dafür gibt, dass die Abmahnung dem Arbeitnehmer auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses schaden könnte. Dies geht aus einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts 2012 hervor.

Abmahnung in der Ausbildung – Verjährung möglich?

Auch für Abmahnungen in der Ausbildung gibt es kein Gesetz, das vorschreibt, wann die Abmahnung verjährt. Allerdings hat sich für Azubis durchgesetzt, dass eine Abmahnung, je nach Schwere der arbeitsvertraglichen Pflichtverletzung, nach ein bis zwei Jahren ihre Wirkung verliert. Für Pflichtverletzungen im Ausbildungsbetrieb oder in der Berufsschule gilt ebenfalls, dass die Abmahnung zeitnah nach dem Fehlverhalten des Azubis ausgesprochen werden muss.

Der Ausbildungsbetrieb darf eine Abmahnung nach ein bis zwei Jahren auch in keinem Arbeitszeugnis mehr erwähnen. Und bei einer fristlosen Kündigung, die ein bis zwei Jahre nach einer Abmahnung ausgesprochen wird, darf als Kündigungsgrund die Abmahnung nicht mehr herangezogen werden.