Abmahnung aus Personalakte entfernen: Anspruch, Frist und Vorgehen

Kann ich vom Arbeitgeber die Löschung meiner Abmahnung aus der Personalakte verlangen? Muss der Arbeitgeber bei Kündigung die Abmahnung entfernen? Wir erklären, wann und wie Sie Ihren Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte durchsetzen können.

1. Müssen Abmahnungen aus der Personalakte entfernt werden? – Anspruchsgrundlage
   • Unberechtigte Abmahnung aus Akte entfernen lassen
   • Berechtigte Abmahnung entfernen lassen
2. Rechtliche Relevanz einer Abmahnung für den Arbeitgeber
3. Abmahnung: Frist zur Entfernung aus den Personalunterlagen
4. Wie entfernt man eine Abmahnung aus der Personalakte?
5. Abmahnung in Personalakte: Sieht mein neuer Arbeitgeber das?

Müssen Abmahnungen aus der Personalakte entfernt werden? – Anspruchsgrundlage

Beim Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte kommt es im Hinblick auf die gesetzliche Anspruchsgrundlage darauf an, ob die Abmahnung zu Recht oder zu Unrecht ausgesprochen worden ist.

Unberechtigte Abmahnung aus Akte entfernen lassen

Arbeitnehmer können die Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte verlangen, wenn die Abmahnung zu Unrecht ausgesprochen wurde und sie im Laufe der Zeit unerheblich geworden ist. Der Grund: Eine falsche oder unnötige Dokumentation einer Abmahnung durch den Arbeitgeber verletzt das Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers, was rechtswidrig ist.

Für die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte bildet die Anspruchsgrundlage das Bürgerliche Gesetzbuch:

• § 1004 Abs. 1 Satz 1 BGB regelt den Anspruch auf „die Beseitigung der Beeinträchtigung“ vom Störer.
• § 242 BGB – der Grundsatz von „Treu und Glauben“: Der eine Vertragspartner muss auf die berechtigten Interessen des anderen Rücksicht nehmen, der seine Rechte redlich ausübt.

Berechtige Abmahnung entfernen lassen

Gemäß Datenschutz-Grundverordnung haben Arbeitnehmer auch das Recht auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte, wenn die Abmahnung berechtigterweise ausgesprochen wurde (§ 17 DSGVO). Ein Arbeitnehmer kann demnach verlangen, dass der Arbeitgeber die Abmahnung und damit verbundene personenbezogene Daten löscht, wenn eine weitere Verarbeitung nicht mehr nötig ist. Paragraf 17 DSGVO ist auch auf unberechtigte Abmahnungen anwendbar.

Das bedeutet, wenn die Abmahnung für den Arbeitgeber nicht mehr rechtlich relevant ist und wenn die Abmahnung für den ursprünglichen Zweck, für den sie erteilt wurde, nicht mehr von Bedeutung ist, kann der Arbeitnehmer die Löschung der Abmahnung aus der Personalakte verlangen.

Gerichte müssen im Einzelfall klären, ob das in einer Abmahnung gerügte Verhalten in jeder Hinsicht rechtlich bedeutungslos geworden ist. Was die Abmahnung und ihrer Dauer in der Personalakte angeht, so werden Abmahnungen mit leichten Pflichtverstößen häufig nach zwei bis drei Jahren aus der Personalakte entfernt werden müssen, insofern der Arbeitnehmer sich bis dahin nichts weiter hat zu Schulden kommen lassen.

Rechtliche Relevanz einer Abmahnung für den Arbeitgeber

Eine rechtliche Relevanz und damit ein Interesse für den Arbeitgeber, die Abmahnung nicht zu löschen, besteht, wenn:

• die Abmahnung auf vertragliche Pflichten hinweisen und auf eine Pflichtverletzung aufmerksam machen soll (Rüge- und Dokumentationsfunktion).
• die Abmahnung zu zukünftig vertragskonformem Verhalten auffordert und rechtliche Konsequenzen bei Pflichtverletzung ankündigt (Warnfunktion).

Mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses entfällt die Warnfunktion der Abmahnung automatisch, weshalb arbeitnehmerseitig für die Abmahnung ein Entfernungsanspruch besteht. Was die Rüge- und Dokumentationsfunktion der Abmahnung angeht, kommt es allerdings auf den Einzelfall an. Wenn es etwa zur Kündigungsschutzklage kommt und der Arbeitgeber will etwaige Ansprüche des Arbeitnehmers abwehren oder eigene Ansprüche gegen den Arbeitnehmer begründen, kann der Inhalt der Abmahnung dafür unter Umständen relevant sein. In diesem Fall kann für den Arbeitgeber ein Interesse am Beibehalt der Abmahnung in der Personalakte auch nach Kündigung noch bestehen.

Abmahnung: Frist zur Entfernung aus den Personalunterlagen

Gegen eine unrechtmäßige Abmahnung können Arbeitnehmer so lange vorgehen, wie die Abmahnung in der Personalakte ist und der Arbeitgeber von ihrer Rechtmäßigkeit ausgeht. Es existiert keine Frist, die den Entfernungsanspruch einschränkt.

Eine rechtmäßig ausgesprochene Abmahnung unterliegt keiner Verjährung. Es gibt kein Gesetz, das vorschreibt, wie lange eine Abmahnung in einer Personalakte verbleiben darf. Zwei bis drei Jahre reichen laut dem Bundesarbeitsgericht nicht aus, um die Abmahnung aus der Personalakte entfernen zu lassen. Das gilt vor allem dann, wenn eine schwerere Pflichtverletzung Grundlage der Abmahnung war. Zwar hat eine Abmahnung nach zwei bis drei Jahren ihre Warnfunktion verloren und kann nicht mehr als Grundlage für eine verhaltensbedingte Kündigung herangezogen werden, doch der Arbeitgeber kann dennoch Gründe haben, die Abmahnung in der Personalakte aufbewahren zu wollen.

Manchmal kann sich für die Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte eine Frist durch eine Betriebsvereinbarung oder einen Tarifvertrag ergeben. Darin sind unter Umständen Höchstfristen geregelt, die festlegen, wie lange eine Abmahnung in der Personalakte dokumentiert werden darf.

TVöD-Abmahnung – Entfernung aus der Personalakte: Auch für die berechtigte Abmahnung im Öffentlichen Dienst gilt, dass allein das Verstreichen einer bestimmten Zeitspanne nicht dazu führt, die Abmahnung löschen lassen zu können. Es gelten dieselben Regelungen wie in der Privatwirtschaft.

Wie entfernt man eine Abmahnung aus der Personalakte?

Arbeitnehmer haben mehrere Möglichkeiten, mit denen sie die Entfernung von Abmahnungen aus der Personalakte erreichen können:

• Widerspruch gegen die Abmahnung: Arbeitnehmer können außergerichtlich gegen eine unberechtigte Abmahnung vorgehen und eine Gegendarstellung verfassen. Im Gegendarstellungsschreiben können sie sogleich fordern, die Abmahnung in der Personalakte zu löschen. Für den Fall, dass die Rücknahme der Abmahnung durch den Arbeitgeber erfolgt, ist die Gegendarstellung samt Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen.
• Beschwerde beim Betriebsrat: Der Arbeitnehmer kann eine Abmahnung vom Betriebsrat überprüfen lassen. Stellt sich die Abmahnung als zu Unrecht erteilt heraus, kann der Betriebsrat den Arbeitgeber dazu auffordern, die Abmahnung zu löschen.
• Anwaltliches Aufforderungsschreiben: Der Arbeitnehmer kann einen Anwalt beauftragen, den Arbeitgeber zur Rücknahme der Abmahnung und ihrer Entfernung aus der Personalakte aufzufordern.
• Klage auf Entfernung der Abmahnung: Ist die Abmahnung nicht rechtmäßig, hat der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber gegenüber einen Anspruch darauf, die Abmahnung aus der Personalakte zu beseitigen. Dieser Anspruch kann mit einer Klage beim Arbeitsgericht durchgesetzt werden.

Abmahnung in Personalakte: Sieht mein neuer Arbeitgeber das?

Wechselt der Chef in einem Unternehmen, hat der neue Arbeitgeber kein Recht auf Einsicht in „alte“ Personalakten. Das bedeutet, der neue Arbeitgeber sieht auch zuvor erteilte Abmahnungen nicht. Würde sich der neue Arbeitgeber erfolgreich an den alten Arbeitgeber wenden und diesen um Einsicht oder Herausgabe von Personalakten bitten, begehe der alte Chef einen beträchtlichen Datenschutzverstoß. Die Personalakten enthalten nämlich Personendaten und Lebensläufe sowie vertrauliche Daten zur Gesundheit, den Familienverhältnissen oder zur Religion der Arbeitnehmer.

Gemäß Betriebsverfassungsgesetz hat aber jeder Arbeitnehmer ein Einsichtsrecht in seine Personalakte (§ 83 Abs. 1 BetrVG). Arbeitnehmer können also ohne Angabe von Gründen jederzeit ihre Personalakte einsehen. So können sie beispielsweise auch prüfen, ob Ermahnungen dokumentiert oder Abmahnungen aus den Personalakten entfernt worden sind.