Arbeitsrecht: Gibt es Fristen für Abmahnungen?

Abmahnungen sind gesetzlich nicht geregelt, sodass Fristen, die im Zusammenhang mit Abmahnungen gelten, nicht immer einheitlich gehandhabt werden. Damit eine Abmahnung vor Gericht Bestand hat, müssen Arbeitgeber dennoch einiges beachten.

1. Aussprechen einer Abmahnung: Frist nach Vorfall
2. Wirksamkeit der Abmahnung im Arbeitsrecht: Frist
3. Muss bei einer Abmahnung eine Frist zum Widerspruch eingehalten werden?
4. Mit einer Klage gegen die Abmahnung vorgehen: Frist
5. Frist zur Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte
6. Gibt es für die Kündigung nach der Abmahnung eine Frist?
7. Ist die Nennung einer Frist zur Verhaltensänderung in der Abmahnung notwendig?
8. Überblick: Frist und Abmahnung

Aussprechen einer Abmahnung: Frist nach Vorfall

Im Arbeitsrecht existiert keine gesetzliche Frist, innerhalb derer ein Arbeitgeber eine Abmahnung aussprechen muss. Wichtig ist, dass der Arbeitgeber die Berechtigung einer Abmahnung und die konkrete Pflichtverletzung im Zweifel darlegen und beweisen kann. Es gibt zwar keine bestimmte Frist, in der eine Abmahnung zu erteilen ist, dennoch hat sich das Bundesarbeitsgericht (BAG) dafür ausgesprochen, dies „zeitnah“ zu tun. Als zeitnah sind in der Regel wenige Wochen anzusehen. Andernfalls könnte der Arbeitnehmer annehmen, der Arbeitgeber habe sein Fehlverhalten so hingenommen.

Ein Arbeitgeber kann also prinzipiell eine Abmahnung rückwirkend aussprechen, ohne eine Frist einhalten zu müssen. In der Praxis kommt es mitunter vor, dass Vorfälle, die ein oder zwei Jahre zurückliegen, abgemahnt werden. Das ist etwa der Fall, wenn der Arbeitgeber einen Kündigungsschutzprozess über eine verhaltensbedingte Kündigung verloren hat. Dann will er den Arbeitnehmer nach Abschluss des Verfahrens wenigstens für den streitigen Pflichtverstoß abmahnen.

Wollen Arbeitnehmer ihren Arbeitgeber abmahnen, müssen sie ebenfalls keine Frist für die Abmahnung einhalten. Sie können eine Abmahnung auch rückwirkend aussprechen. Arbeitnehmer können ihren Arbeitgeber zum Beispiel wegen länger zurückliegender Verzögerungen bei der Lohnzahlung abmahnen.

Eine zeitliche Frist für die Erteilung einer Abmahnung kann dann zustandekommen, wenn weitere Umstände hinzukommen. Zusammen mit der verstrichenen Zeit können diese dazu führen, dass das Recht zum Ausspruch einer Abmahnung verwirkt ist. Verwirkung tritt ein, wenn der Arbeitgeber einen Pflichtverstoß des Arbeitnehmers bereits durch eine Ermahnung oder eine andere Rüge beanstandet hat. Hat der Arbeitnehmer nach der Ermahnung keinen weiteren Pflichtverstoß dieser Art zu verantworten, ist das Recht zur Abmahnung verwirkt.

Fristen zur Abmahnung – öffentlicher Dienst: Auch für den Ausspruch einer Abmahnung im öffentlichen Dienst existieren keine Fristen. Tarifvertragliche Ausschlussfristen gelten für Arbeitgeber grundsätzlich nicht, wenn sie Abmahnungen aussprechen wollen.

Wirksamkeit der Abmahnung im Arbeitsrecht: Frist

Im Arbeitsrecht gibt es auch keine Verjährungsfrist für die Abmahnung. Das heißt, es gibt keinen gesetzlich festgelegten Zeitpunkt, an dem die Abmahnung keine Wirkung mehr hat. Aber: Nach einiger Zeit verliert eine Abmahnung wegen ihrer Warnfunktion an Bedeutung, wenn sich der Arbeitnehmer über einen längeren Zeitraum vertragskonform verhält. Denn dann ist das einst in der Abmahnung gerügte Verhalten bedeutungslos geworden. Wie lange eine Abmahnung tatsächlich ihre Wirkung entfalten kann, kommt auf die Schwere des Pflichtverstoßes und den Einzelfall an.

Eine Abmahnung, die ursprünglich berechtigt war, dann aber ihre Warnfunktion und damit ihre Wirksamkeit verloren hat, darf ein Arbeitgeber bei einer Kündigung nicht mehr heranziehen. Die Abmahnung hat dann ihre rechtliche Wirkung als Vorstufe zur verhaltensbedingten Kündigung verloren. Kommt es nach langer Zeit zum Wiederholungsfall und die erste Abmahnung hat ihre Wirksamkeit bereits eingebüßt, muss der Arbeitgeber eine neue Abmahnung aussprechen.

Einen allgemein gültigen Zeitraum für die Abmahnung, nach dem eine ursprünglich berechtigte Abmahnung ihre Warnfunktion verliert und nicht mehr als Grundlage einer Kündigung dienen kann, gibt es nicht. Viele Arbeitsgerichte sehen bei Pflichtverletzungen wie Zuspätkommen oder verspätete Krankmeldungen schon zwei bis drei Jahre als Zeitraum, in dem es nicht zum Wiederholungsfall kommt, als lange Zeitspanne an. Nach maximal fünf Jahren kann eine solche Abmahnung als unwirksam erachtet werden. Abmahnungen, die schwerwiegendes Fehlverhalten im Vertrauensbereich betreffen (etwa kriminelles Verhalten), werten Arbeitsgerichte dagegen nach fünf Jahren meistens noch als wirksam.

Muss bei einer Abmahnung eine Frist zum Widerspruch eingehalten werden?

Für den Widerspruch gegen eine Abmahnung ist keine Frist einzuhalten. Und auch für die Gegendarstellung gegen eine Abmahnung existiert keine Frist. Hält ein Arbeitnehmer seine Abmahnung für ungerechtfertigt, muss er nicht zwingend zeitnah gegen die Abmahnung vorgehen. Da es für eine Abmahnung keine Einspruchsfrist gibt, kann der Arbeitnehmer jederzeit, auch lange nach Ausspruch der Abmahnung, einen Widerspruch oder eine Gegendarstellung für die Personalakte verfassen.

Auch aus arbeits- oder tarifvertraglichen Ausschlussfristen kann sich für das Anfechten einer Abmahnung keine Frist ergeben, nach derer der Arbeitnehmer sein Recht verwirkt, gegen eine Abmahnung vorzugehen. Der Grund: Bei einer unberechtigten Abmahnung kommt es zur Verletzung des Persönlichkeitsrechts des Arbeitnehmers. Die Verletzung des Persönlichkeitsrechts dauert so lange an, wie der Arbeitgeber an der Berechtigung der Abmahnung festhält. So lange hat auch der Arbeitnehmer das Recht, Gegenerklärungen abzugeben.

Mit einer Klage gegen die Abmahnung vorgehen: Frist

Möchte der Arbeitnehmer eine Klage auf Entfernung einer unberechtigten Abmahnung aus seiner Personalakte erheben, muss er keine Fristen einhalten. Der Anspruch auf Entfernung einer unrichtigen Abmahnung aus der Akte verjährt nicht. So lange wie die falsche Abmahnung in der Personalakte ist und der Arbeitgeber an ihrer Richtigkeit festhält, ist der Arbeitnehmer in seinem Persönlichkeitsrecht verletzt und in seinem beruflichen Fortkommen beeinträchtigt. Der Arbeitnehmer hat dann immer einen Anspruch auf Beseitigung der Abmahnung aus der Personalakte.

Frist zur Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte

Das Bundesarbeitsgericht legt sich hier nicht fest. Gemäß aktueller Rechtsprechung genügen zwei oder drei Jahre nach Ausspruch einer berechtigten Abmahnung nicht aus, um die Entfernung dieser aus der Personalakte zu verlangen. Auch wenn die Abmahnung bereits ihre Warnfunktion verloren hat und nicht mehr als Basis für eine Kündigung dienen kann, kann der Arbeitgeber Gründe haben, die Abmahnung in der Personalakte aufzubewahren. Zu solchen Gründen kann etwa zählen, dass bei künftigen Beförderungsentscheidungen alte Abmahnungen berücksichtigt werden.

Hinweis: Manchmal existieren in Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträgen Höchstfristen, bis zu denen Abmahnungen in der Personalakte dokumentiert werden dürfen.

Gibt es für die Kündigung nach der Abmahnung eine Frist?

Ob es eine Frist nach erteilter Abmahnung gibt, innerhalb derer der Arbeitgeber im Wiederholungsfall eine Kündigung aussprechen muss, hängt in erster Linie von der Art der Kündigung ab:

• Bei einer außerordentlichen oder fristlosen Kündigung muss der Arbeitgeber die Zwei-Wochen-Frist einhalten. Das heißt, die Kündigung muss innerhalb von zwei Wochen ab dem Zeitpunkt, an dem der Arbeitgeber vom Kündigungsgrund erfahren hat, erfolgen. Beispiel: Hat der Arbeitnehmer eine Abmahnung wegen schweren Vertrauensbruchs erhalten, muss der Arbeitgeber bei Wiederholung des gerügten Verhaltens aus der Abmahnung binnen einer 14-Tage-Frist die fristlose Kündigung aussprechen.
• Will der Arbeitgeber im Wiederholungsfall keine außerordentliche, sondern eine ordentliche verhaltensbedingte Kündigung aussprechen, ist er an keine Frist für den Kündigungsausspruch gebunden.

Ist die Nennung einer Frist zur Verhaltensänderung in der Abmahnung notwendig?

Meistens mahnen Arbeitgeber ein zeitlich konkretes Fehlverhalten ab und verlangen vom Arbeitnehmer lediglich, dass sich dieses Fehlverhalten nicht wiederholt. In solchen Fällen macht es keinen Sinn, eine Frist zur Verhaltensveränderung in der Abmahnung zu nennen.

Handelt es sich aber um einen Pflichtverstoß, der dauerhaft vertragswidrig ist und aus faktischen Gründen nicht sofort abzustellen ist, sollte der Arbeitgeber in der Abmahnung eine Frist setzen. Das kann etwa der Fall sein, wenn ein Arbeitnehmer mit den Inhalten seiner Website gegen die arbeitsvertragliche Pflicht zum Unterlassen von Wettbewerb verstößt. Die gegen das Wettbewerbsverbot verstoßenden Inhalte zu löschen, kann technisch bedingt einige Tage in Anspruch nehmen.

Wichtig: Setzt der Arbeitgeber in seiner Abmahnung dem Arbeitnehmer eine Frist zur Verhaltensänderung, muss er ihm so viel Zeit gewähren, dass er auch die Chance hat, sich vertragsgemäß zu verhalten. Ist die in der Abmahnung genannte Frist verstrichen, kann der Arbeitnehmer um Aufschub bitten.

Überblick: Frist und Abmahnung