Artikel 18 der Whistleblower-Richtlinie

Artikel 18: Dokumentation der Meldungen

Inhalt des Artikels

(1) Die Mitgliedstaaten stellen sicher, dass juristische Personen des privaten und öffentlichen Sektors und zuständige Behörden alle eingehenden Meldungen im Einklang mit den Vertraulichkeitspflichten gemäß Artikel 16 dokumentieren. Die Meldungen werden nicht länger aufbewahrt, als dies erforderlich und verhältnismäßig ist, um die von dieser Richtlinie auferlegten Anforderungen oder andere Anforderungen nach Unionsrecht oder nationalem Recht zu erfüllen.

(2) Bei telefonisch oder mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung erfolgten Meldungen, die aufgezeichnet werden, sind die juristischen Personen des privaten und öffentlichen Sektors und die zuständigen Behörden vorbehaltlich der Zustimmung des Hinweisgebers berechtigt, die mündliche Meldung auf eine der folgenden Weisen dokumentieren:
a) durch Erstellung einer Tonaufzeichnung des Gesprächs in dauerhafter und abrufbarer Form, oder
b) durch vollständige und genaue Niederschrift des Gesprächs durch die für die Bearbeitung der Meldungen verantwortlichen Mitarbeiter. Juristische Personen des privaten und öffentlichen Sektors und die zuständigen Behörden geben dem Hinweisgeber Gelegenheit, die Niederschrift zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und durch seine Unterschrift zu bestätigen.

(3) Bei telefonisch oder mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung erfolgten Meldungen, die nicht aufgezeichnet werden, sind juristische Personen des privaten und des öffentlichen Sektors und die zuständigen Behörden berechtigt, die mündliche Meldung mittels eines genauen, von den für die Bearbeitung der Meldungen verantwortlichen Mitarbeitern erstellten Gesprächsprotokolls zu dokumentieren. Juristische Personen des privaten und des öffentlichen Sektors und die zuständigen Behörden geben dem Hinweisgeber Gelegenheit, das Gesprächsprotokoll zu überprüfen, gegebenen falls zu korrigieren und durch seine Unterschrift zu bestätigen.

(4) Bittet ein Hinweisgeber gemäß Artikel 9 Absatz 2 und Artikel 12 Absatz 2 um eine Zusammenkunft mit den Mitarbeitern der juristischen Personen des privaten und öffentlichen Sektors oder der zuständigen Behörden, um einen Verstoß zu melden, so sorgen die juristischen Personen des privaten und öffentlichen Sektors und die zuständigen Behörden vorbehaltlich der Zustimmung des Hinweisgebers dafür, dass vollständige und genaue Aufzeichnungen über die Zusammenkunft in dauerhafter und abrufbarer Form aufbewahrt werden. Juristische Personen des privaten und öffentlichen Sektors und die zuständigen Behörden sind berechtigt, die Zusammenkunft auf eine der folgenden Weisen zu dokumentieren:
a) durch Erstellung einer Tonaufzeichnung des Gesprächs in dauerhafter und abrufbarer Form, oder
b) durch ein von den für die Bearbeitung der Meldung verantwortlichen Mitarbeitern erstelltes genaues Protokoll der Zusammenkunft. Juristische Personen des privaten und öffentlichen Sektors und die zuständigen Behörden geben dem Hinweisgeber Gelegenheit, das Protokoll der Zusammenkunft zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und durch seine Unterschrift zu bestätigen.

Kommentar zu Artikel 18

Artikel 18 der Whistleblower-Richtlinie (WBRL) regelt sowohl für interne als auch externe Stellen die Dokumentation von Meldungen. Dabei regelt Art. 18 Abs. 1 WBRL allgemein die Pflicht der Mitgliedsstaaten, dafür Sorge zu tragen, dass Hinweise dauerhaft dokumentiert werden und nur so lange gespeichert bleiben, wie dies unbedingt notwendig ist. Im Entwurf zum Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG-E) von 2020 hat das Bundesjustizministerium in § 11 die Regelungen zur Dokumentation von Meldungen festgelegt und sich dabei im Wesentlichen an den Vorgaben der Whistleblower-Richtlinie orientiert. Sowohl Art. 18 Abs. 1 WBRL als auch § 11 HinSchG-E verweisen dabei auf das Vertraulichkeitsgebot aus Art. 16 WBRL bzw. § 8 HinSchG-E. Danach ist die Identität des Hinweisgebers vertraulich zu behandeln und nur im Fall von gesetzlichen Pflichten und nach der Zustimmung des Hinweisgebers offenzulegen.

Dokumentation von telefonischen und anderen mündlichen Meldungen

Art. 18. Abs. 2 WBRL regelt die Dokumentationsmodalitäten von telefonischen oder anderen mündlichen Meldungen wie beispielsweise Sprachnachrichten, die aufgezeichnet werden. Art. 18 Abs. 3 WBRL regelt dagegen die Dokumentation von Telefonanrufen und Sprachmeldungen, die nicht aufgezeichnet werden.

Die Dokumentation hängt immer zunächst von einer Einwilligung des Hinweisgebers ab, wobei sich die Zustimmung nicht bloß allgemein auf die Dokumentation bezieht, sondern auch auf die Art und Weise der Dokumentation. Von der Einwilligungspflicht ausgeschlossen ist die Fertigung eines Vermerks, der lediglich eine Zusammenfassung darstellt. Nach Art. 18 Abs. 2 lit. a erfolgt die Dokumentation durch die Speicherung der Sprachmeldung in Form beispielsweise einer Audiodatei, die dann wiederum auf einer CD oder einem anderen Speichermedium gespeichert werden kann.

Nach Art. 18. Abs. 2 lit. b kann die Dokumentation auch durch „vollständige und genaue Niederschrift des Gesprächs“ erfolgen. In der Praxis dürfte dies bedeuten, dass der Hinweis des Whistleblowers vollständig und im Wortlaut genau zu vertextlichen ist und die Sprachaufzeichnung anschließend zu löschen ist. Dem Hinweisgeber ist anschließend die Niederschrift zur Verfügung zu stellen und Gelegenheit zu geben, die Angaben zu überprüfen und gegebenenfalls zu korrigieren.

Dokumentation von Treffen

Für die Dokumentation von Meldungen, die bei einem persönlichen Treffen abgegeben wurden, gelten im Wesentlichen dieselben Ausführungen wie in Art. 18 Abs. 2, Abs. 3 WBRL.