Artikel 9 der Whistleblower-Richtlinie

Artikel 9: Verfahren für interne Meldungen und Folgemaßnahmen

Inhalt des Artikels

(1) Die Verfahren für interne Meldungen und Folgemaßnahmen gemäß Artikel 8 schließen Folgendes ein:
a) Meldekanäle, die so sicher konzipiert, eingerichtet und betrieben werden, dass die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und Dritter, die in der Meldung erwähnt werden, gewahrt bleibt und nicht befugten Mitarbeitern der Zugriff darauf verwehrt wird;
b) eine innerhalb einer Frist von sieben Tagen nach Eingang der Meldung an den Hinweisgeber zu richtende Bestätigung dieses Eingangs;
c) die Benennung einer unparteiischen Person oder Abteilung, die für die Folgemaßnahmen zu den Meldungen zuständig ist, wobei es sich um dieselbe Person oder Abteilung handeln kann, die die Meldungen entgegennimmt und die mit dem Hinweisgeber in Kontakt bleibt, diesen erforderlichenfalls um weitere Informationen ersucht und ihm Rückmeldung gibt;
d) ordnungsgemäße Folgemaßnahmen der benannten Person oder Abteilung nach Buchstabe c;
e) ordnungsgemäße Folgemaßnahmen in Bezug auf anonyme Meldungen, sofern durch das nationale Recht vorgesehen;
f) einen angemessenen zeitlichen Rahmen für die Rückmeldung an den Hinweisgeber, und zwar von maximal drei Monaten ab der Bestätigung des Eingangs der Meldung bzw. — wenn der Eingang dem Hinweisgeber nicht bestätigt wurde — drei Monate nach Ablauf der Frist von sieben Tagen nach Eingang der Meldung;
g) die Erteilung klarer und leicht zugänglicher Informationen über die Verfahren für externe Meldungen an die zuständigen Behörden nach Artikel 10 und gegebenenfalls an Organe, Einrichtungen oder sonstige Stellen der Union.

(2) Die Meldekanäle gemäß Absatz 1 Buchstabe a müssen die Meldung in schriftlicher oder mündlicher bzw. in beiden Formen ermöglichen. Mündliche Meldungen müssen per Telefon oder mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung sowie — auf Ersuchen des Hinweisgebers — im Wege einer physischen Zusammenkunft innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens möglich sein.

Kommentar zu Artikel 9

Die Meldekanäle gemäß Abs. 1 lit a der Whistleblower-Richtlinie (WBRL) müssen eine Meldung in schriftlicher oder mündlicher bzw. in beiden Formen ermöglichen. Mündliche Meldungen müssen per Telefon oder mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung sowie — auf Ersuchen des Hinweisgebers — im Wege einer physischen Zusammenkunft innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens möglich sein.

Nach Art. 9 Abs. 2 WBRL hat der Hinweisgeber einen Anspruch darauf, seinen Hinweis auch bei einer persönlichen Zusammenkunft zu schildern. Dieses Anliegen muss er jedoch nach dem Wortlaut der Richtlinie selbst zunächst zum Ausdruck bringen. Die „physikalische Zusammenkunft“ setzt die direkte Interaktion der beiden voraus, also dass beide Parteien am selben Ort sind und direkt miteinander sprechen können. Die englische Sprachfassung der Richtlinie spricht insoweit von „physical meeting“. Hinsichtlich des angemessenem Zeitfensters sollte dieses möglichst innerhalb einer Woche, spätestens jedoch nach zwei Wochen zustande kommen.

Praxistipp: Damit keine Kollegen aus dem Umfeld Kenntnis von dem Treffen erlangen, empfiehlt es sich, ein derartiges Treffen außerhalb der üblichen Arbeitszeiten an einem neutralen und zentral gelegenen Ort durchzuführen. Hierzu bieten sich vor allem Cafés und Restaurants an.

Am Treffen sollte aus dem Betrieb die Person teilnehmen, die auch sonst für die Entgegennahme von Hinweisen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz verantwortlich ist.

Über die Modalitäten und den Inhalt des Treffens ist ein Protokoll zu fertigen. Dabei sollte zunächst festgehalten werden, wo und wann das Treffen stattfand und wie lange es andauerte. Die Meldung des Hinweisgebers ist möglichst allumfassend zusammenzufassen. Soweit der Hinweisgeber auf Anonymität drängt, dürften Hinweise zu seiner Identität nicht zum Gegenstand des Protokolls gemacht werden. Hinweise zu seiner Identität und Kontaktdaten sind in einem weiteren gesonderten Teil des Berichts abzufassen, zu dem nur der für die Sache Verantwortliche Zugang hat.