Seit Ausbruch der Corona-Pandemie arbeiten viele Arbeitnehmer im Homeoffice und würden das auch gern beibehalten – zumindest teilweise. Die Arbeit von zu Hause aus bringt einige Freiheiten mit sich: die freie Einteilung der Arbeitszeiten, Zeitersparnis durch Wegfall der Fahrtwege und ungestörtes Arbeiten. Auch die Vereinbarkeit von Familie und Beruf funktioniert im Homeoffice besser, weil man flexibler arbeiten kann. Welche Voraussetzungen müssen bei der Arbeit im Homeoffice beachtet werden?
Einen Rechtsanspruch auf Homeoffice gibt es bislang in Deutschland nicht; Arbeitnehmer und Arbeitgeber müssen sich also auf eine Homeoffice-Regelung einigen. Arbeitnehmer im Homeoffice – auch Telearbeitsplatz genannt – brauchen in der eigenen Wohnung ein separates Arbeitszimmer mit einem komplett ausgestatteten Arbeitsplatz. Man kann ausschließlich zu Hause arbeiten oder nur an bestimmten Tagen.
Homeoffice: Was sind die Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber?
Ein großer Vorteil für Arbeitnehmer sind die flexiblen Arbeitszeiten. Kinderbetreuung, Haushalt und Job können dadurch gut aufeinander abgestimmt werden. Außerdem fällt die Fahrtzeit weg. Statt in Staus oder an Bahnhöfen zu warten, kann man direkt mit der Arbeit beginnen und hat durch die eingesparte Zeit mehr Freizeit.
Im Homeoffice kann man selbstbestimmter arbeiten, man wird weniger abgelenkt und hat mehr Ruhe für konzentriertes Arbeiten. Vor allem in Großraumbüros ist ungestörtes Arbeiten oft nicht möglich.
Für Arbeitgeber hat die Arbeit Homeoffice den Vorteil, dass sie ihren Arbeitnehmern entgegenkommen können, was dem Image des Unternehmens und der Personalbindung zugutekommt. Außerdem müssen weniger Arbeitsräume, Getränke und Obst bereitgestellt werden – eine deutliche Kostenersparnis.
Im Homeoffice kommt es zu weniger Arbeitsausfall, denn in Großraumbüros stecken sich Arbeitnehmer oft gegenseitig an. Auch die Produktivität steigt im Homeoffice oft, weil die Aufgaben in der ungestörten Arbeitsumgebung schneller und besser erledigt werden können.
Welche Nachteile bringt die Arbeit im Homeoffice mit sich?
Die Arbeit im Homeoffice bringt auch einige Nachteile mit sich: Auch im Haushalt oder durch Kinder kann man abgelenkt werden: Die Waschmaschine muss noch ausgeräumt werden, der Paketbote klingelt, die Kinder haben Hunger oder der Hund muss noch raus.
Arbeitnehmer haben zu Hause keinen lebendigen Kontakt zu ihren Kollegen und könnten sich sozial isoliert fühlen. Der kurzer Plausch in der Teeküche oder das gemeinsame Mittagessen entfallen. Auch interne betriebliche Informationen können verlorengehen – und technische Probleme kann auch nicht jeder selbst lösen.
Privatleben und Beruf sind zudem im Homeoffice nicht immer leicht voneinander zu trennen. Viele Arbeitnehmer arbeiten zu Hause mehr als im Büro und halten Pausenzeiten nicht ein. Bei einigen gibt es auch keinen klar definierten Feierabend, sodass die Arbeit immer präsent ist und es keine Entspannungsphasen gibt. Das kann zu Überarbeitung bis hin zum Burnout führen.
Ein Nachteil für Arbeitgeber kann sein, dass es weniger Kontrolle über die Arbeitszeiten gibt. Auch die Datensicherheit ist im Homeoffice nicht immer gewährleistet. Außerdem könnte die Identifikation des Arbeitnehmers mit dem Unternehmen leiden.
Welche Voraussetzungen müssen im Homeoffice gegeben sein?
Im Homeoffice ist es wichtig, dass Arbeitnehmer für ihren Chef und die Kollegen erreichbar sind – online, per E-Mail oder telefonisch. Feste Kernarbeitszeiten stellen sicher, dass man am Arbeitsplatz erreichbar ist.
Für das Homeoffice wird ein separates Arbeitszimmer mit ergonomischen Möbeln benötigt, damit man den ganzen Tag ohne Rücken- und Nackenschmerzen arbeiten kann. Dazu gehören ein höhenverstellbarer Schreibtisch und ein verstellbarer Schreibtischstuhl.
Beim Schreibtischstuhl entspricht die Sitzhöhe der Höhe der Kniekehle und es muss mindestens zwei Fingerbreit Platz von der Sitzvorderkante zur Kniekehle geben. Die Rückenlehne stützt den Rücken und sollte jede Bewegung mitmachen. Der Schreibtisch muss mindestens 72 Zentimeter hoch sein und idealerweise über eine Arbeitsfläche von 160 x 80 Zentimeter verfügen.
Wird der Arbeitsvertrag beim Homeoffice angepasst?
Arbeitnehmer, die zu Hause arbeiten, treffen mit ihrem Arbeitgeber für das Homeoffice eine Zusatzvereinbarung zum regulären Arbeitsvertrag. Darin ist geregelt, wie das Arbeitszimmer aussehen muss und welche Arbeitsmittel zur Verfügung gestellt werden. Auch eine Datenschutzklausel gehört in die Homeoffice-Regelung.
Der Arbeitgeber kann die Betriebsvereinbarung zum Homeoffice mit einer Ankündigungsfrist jederzeit widerrufen – etwa bei Nichterfüllung der Aufgaben oder wenn die Arbeitsschutzbestimmungen nicht ausreichend sind.
Was gilt bei Homeoffice bezüglich der Steuer?
Der Bundesfinanzhof hat in einem Urteil vom 27. Juli 2015 [Az. GrS 1/14] bestimmt, dass ein häusliches Arbeitszimmer nur unter bestimmten Voraussetzungen von der Steuer absetzbar ist. Dient das Arbeitszimmer fast ausschließlich der Erzielung von Einkünften, kann es von der Steuer abgesetzt werden. Das Arbeitszimmer darf demnach nur mit einem Schreibtisch, einem Stuhl und einem Bücherregal ausgestattet sein.
Arbeitnehmer, die ihren beruflichen Mittelpunkt zu Hause haben, können die Kosten für das Homeoffice komplett von der Steuer absetzen: Ausgaben für Schreibtisch, Stuhl und Arbeitsmaterialien, Bilder, Gardinen, Lampen, Teppiche und auch die Kosten für eine Renovierung des Arbeitszimmers sind dann steuerlich absetzbar. Miete, Heiz- und Stromkosten werden anteilig berechnet und können dann als Werbungskosten in Anlage N in der Steuererklärung berücksichtigt werden.
Durch eine Schlafcouch und einen Fernseher wird das häusliche Arbeitszimmer zum privaten Wohnumfeld. Auch eine Arbeitsecke oder ein Durchgangszimmer sind nicht steuerlich absetzbar, weil sie nicht ausschließlich als Arbeitszimmer dienen. Ist das Homeoffice nicht der berufliche Mittelpunkt, weil ein Großteil der Arbeitszeit im Büro verbracht wird, können jährlich bis zu 1.250 Euro steuerlich abgesetzt werden.
Welche Versicherung greift bei einem Arbeitsunfall im Homeoffice?
Arbeitnehmer stehen unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung. Bei einem Unfall auf dem direkten Weg zur Arbeit oder während der Arbeitszeit haftet die Unfallversicherung für entstandene Schäden. Das gilt auch für Arbeitnehmer im Homeoffice. Allerdings kommt die Versicherung nicht dafür auf, wenn man auf dem Weg vom Arbeitsplatz zur Toilette oder in die Küche einen Unfall hat.
Laut Bundessozialgesetz (BSG) muss nämlich ein innerer Zusammenhang zwischen der konkreten Tätigkeit und der versicherten Tätigkeit bestehen. Das Zurücklegen eines Weges innerhalb des Wohngebäudes zum Zweck der eigenwirtschaftlichen Tätigkeit der Nahrungsaufnahme sei nicht als versicherter Betriebsweg im häuslichen Bereich zu werten. Weil der Weg nicht in Ausübung der versicherten Tätigkeit erfolgt, fehle es am notwendigen inneren Zusammenhang zwischen der tatsächlich ausgeübten und der versicherten Tätigkeit (BSG vom 5. Juli 2016 – B 2 U 5/15 R).
Anders als bei einer Tätigkeit im Unternehmen, wo Versicherungsschutz in der gesetzlichen Unfallversicherung besteht, kann es im Homeoffice also leicht passieren, dass wegen der Verquickung von dienstlichen und privaten Verrichtungen der Versicherungsschutz entfällt.
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